Você está cansado de reuniões improdutivas, muito demoradas e com muitas pessoas? As reuniões da empresa não precisam ser chatas e cansativas. Com algumas dicas básicas é possível promover encontros muito mais eficientes.
Nesse artigo vamos mostrar como gerar mais produtividade para a sua reunião. Descubra os segredos aplicados por grandes empreendimentos para aproveitar melhor o tempo dos colaboradores e gerar resultados.
1. Reflita sobre a necessidade
Uma das dicas mais importantes na hora de pensar uma reunião é refletir sobre a sua real necessidade. Reuniões são encontros que mobilizam diversos colaboradores, rompendo com a rotina habitual de trabalho.
Por isso mesmo, uma reunião só deve ser utilizada para resolver assuntos importantes, que não possam ser apresentados de outro modo.
Para apontamentos específicos, por exemplo, é possível utilizar alternativas, como o e-mail. Dessa forma os colaboradores podem escolher o melhor momento para acessarem o conteúdo, sem paralisar as tarefas que estão em andamento.
2. Determine pontos específicos de discussão
Chegar no momento da reunião sem definir os pontos que serão abordados é péssimo para a produtividade. Antes mesmo de convocar a reunião, determine os principais aspectos que serão discutidos.
Vale a pena priorizar a objetividade, tendo em vista que a reunião é um momento para alinhamento de ideias. Cada minuto da reunião é precioso.
3. Convoque pessoas certas e peça que as mesmas se planejem com antecedência
Uma reunião não precisa ter um grande volume de pessoas, mas sim as pessoas certas. Para quem a sua reunião foi pensada? Convoque essas pessoas com antecedência mínima, para que elas possam se organizar e garantir a presença.
Assim você evita fazer uma reunião com muitas pessoas ao mesmo tempo, além de facilitar a organização por parte dos colaboradores.
4. Estabeleça tempo
Apesar de não existir um tempo ideal para a reunião, ela deve ser o mais breve possível. Reuniões muito extensas são cansativas e acabam prejudicando a produtividade da empresa.
Por isso, controle o tempo da sua reunião, de acordo com os tópicos que serão abordados. Fazer um planejamento do que será apresentado ajuda na hora de estipular o tempo necessário.
5. Use recursos tecnológicos
Sabia que em uma reunião as pessoas não precisam estar todas em um mesmo lugar? Uma parte da equipe pode estar na sala de reunião, ao passo que outros membros podem participar de forma remota.
Explorar recursos tecnológicos, como a transmissão de imagens por videoconferência, é uma ótima estratégia para tornar a reunião muito mais produtiva.
Como resultado, colaboradores podem participar mesmo que não estejam disponíveis no espaço físico da reunião.
6. Utilize recursos como Power Point e Excel para apresentar informações
Uma boa reunião é aquela que consegue transmitir as informações de forma precisa e eficiente. Além das exposições orais, outros recursos podem ser explorados para o desenvolvimento da reunião.
Entre eles estão o Power Point e Excel, ferramentas que facilitam a apresentação de ideias. Com o auxílio de um projetor fica fácil compartilhar conteúdo com os participantes, de forma dinâmica.
Dica extra: defina a periodicidade
De quanto em quanto tempo as suas reuniões são organizadas? Uma dica para tornar as suas reuniões mais produtivas é definir a periodicidade com que elas serão realizadas.
Não é interessante programar reuniões muito próximas uma das outras, tendo em vista que, apesar de necessárias, as reuniões podem matar o rendimento na empresa.
Logo, pense suas reuniões com um intervalo razoável entre si. O planejamento prévio ajuda na organização, evitando surpresas e interrupções desnecessárias na rotina de atividades.
Seguindo essas dicas você será capaz de criar reuniões muito mais produtivas e alinhadas com as necessidades e objetivos do seu negócio.
